「理由書」はなぜ必要ですか？
理由書が必要なとき
就労系の在留許可では留学生からの変更の場合や、初めて外国人を雇用する企業の場合、審査官が納得できるポイントを伝えるための「理由書」を申請書に添付します。理由書は確実に許可されることにつながります。『技術・人文知識・国際業務』に代表される就労系の在留許可について考えてみましょう。
該当する在留資格が許可される要件
入管HPに記載されている書類はそれを裏付けるための必要最低限の書類のリストです。
活動にかかる在留資格の場合、「誰が」「どこで」「どのような活動をするのか」が重要です。
ですから、必要最低限の書類で不十分な場合には、十分な書類を整える必要があるのです。
在留資格の審査は「書面審査」が原則となるため、提出された書類のみで審査が行われることになります。特に審査官が詳しく知りたい部分については以下の事柄が考慮されます。
業務内容の専門性はあるのか
業務量はどの程度か
学校で学んだこと業務内容の関連性はあるか
などがあります。このような点について必要最低限の書類だけで判断できるかというと、そうでない場合があります。そこで必要となるのが「理由書」なのです。
要件を満たしていることを
きちんと伝える
在留資格は要件を満たしていれば許可されます。ところが自分では要件を満たしていると思っていても、それが十分審査官に伝わっていなければ許可されない場合があります。
要件を満たしていることを主張する際、大学を卒業したことを証明するためには、「卒業証明書」を提出すれば足ります。日本語能力については必要なレベルの「日本語能力検定」の合格証明書を提示できればおそらく問題はないでしょう。しかし、日本語能力はあるけれども合格証明書が提示できない場合は別の方法で主張をしなければならないということになります。
理由書は、わかりやすい文章が基本です。長いものや、高度な文章表現を用いることが求められるわけではありません。入管の担当者が知りたいと思っているポイントをよく理解してそれを伝えることができればよいのです。具体的な書き方は別の記事でご説明いたします。